Ресепшен

Приемная – визитная карточка любой компании, поэтому к вопросам организации рабочего места администратора или секретаря-референта нельзя относиться с пренебрежением. Следует отметить, что в вопросах обустройства именно этого рабочего места имеется множество нюансов и подводных камней, которые необходимо учитывать. Именно об этом и рассказывает эта статья.

Прежде всего, следует уделить особое внимание вопросам эргономики. При обустройстве приемной необходимо предусмотреть наличие всех необходимых коммуникаций и возможность легкого подключения новых коммуникативных средств. Следует также обеспечить комфортную для администратора (секретаря) доступность к оргтехнике и тем источникам информации, которыми ей придется пользоваться на постоянной основе.

Поскольку типичное рабочее место секретаря-референта состоит из трех зон (рабочей, для посетителей и вспомогательной), следует устанавливать ресепшн, форма которого позволяет расположить компьютерную и оргтехнику, а также часто используемые документы в пределах вытянутой руки, насколько это возможно.

При этом надо учесть, что у такого работника должно быть достаточно свободного места для выполнения рутинных обязанностей. Другими словами, стойка-ресепшн и рабочий стол должны обладать достаточной эргономичностью для обеспечения наиболее комфортных условий работы секретаря.

Если фирма небольшая (или ежедневная нагрузка невысокая), вполне допустимо в целях экономии дефицитного пространства обойтись использованием стола прямоугольной формы, однако при относительно высоких нагрузках следует выбирать мебель сложной формы, позволяющей расположить больше рабочих материалов и обеспечить быстрый доступ к ним. Обеспечивается такая возможность и с помощью надставок, приставных тумб, органайзеров.

При выборе формы и размеров ресепшн следует исходить из того, сколько клиентов предполагается обслуживать одновременно, однако вряд ли следует держать у стойки больше двух-трех человек – для остальных необходимо обустроить зону для посетителей с достаточным количеством мест для сидения.

Стойка ресепшн со стороны входа в помещение должна иметь презентабельный вид, что положительно скажется на имидже компании. Наиболее бюджетное решение – использование мебели из ЛДСП, но если требуется разнообразить дизайн, лучше приобретать стойки, изготовленные с применением древесины, натурального/искусственного камня, пластика или стекла, с более дорогими элементами фурнитуры. Однако со стороны рабочего места секретаря дизайнерские изыски следует минимизировать в пользу удобства и эргономичности.

Выбор кресла для администратора/секретаря: по части удобства требования примерно такие же, как и для штатного офисного работника, однако внешний вид этого предмета мебели должен быт более презентабельным, ведь многие посетители (а среди них наверняка будут потенциальные клиенты) судят о фирме по «одежке», в качестве которой обычно и выступает приемная.

Наконец, необходимо позаботиться о достаточном освещении рабочего места секретаря-референта (желательно, чтобы было побольше естественного света, рабочая зона должна освещаться слева и сверху), о комфортном температурном режиме, о достаточной шумоизоляции, если приемная расположена по соседству с другими помещениями, в которых работают общие отделы и департаменты. Этому способствует установка двойных дверей, окон с хорошей звукоизоляций.